Если учёт не трогать – он сам наладится

Есть прекрасный продукт 1С:Бухгалтерия 8. Совершенно понятно, что это программа для автоматизации бухгалтерского учета. Однако наладить этот учет можно сильно по-разному. Можно даже сказать так: учёт сам собой наладится. И наладится точно под тех, кому этот учёт нужен.

Поясним. Ну допустим руководителю абсолютно всё равно – что там в программе 1С:Бухгалтерия делается. Пусть делается всё что угодно, лишь бы проверки из всяких органов не доставали. Тогда учёт построит сам бухгалтер. Построит ровно настолько насколько это надо руководителю и этим самым органам.

Пример из нашей практики. Организация работает на УСН – 6%. Стоит роскошная программа автоматизации учёта. И в ней приходящий бухгалтер бьёт банк, кассу и ведёт зарплату. И это правильно. Кто-то спросит почему? А мы ответим. Бухгалтеру для уплаты налогов хватает фиксации выручки, поэтому он бьёт банк и кассу. Для отчета в фонды и по НДФЛ – он ведёт зарплату.

Никакие основные средства в программу не внесены. А зачем? Руководитель этого не требовал. Взаиморасчеты с контрагентами не ведутся. А для чего? Реализации в программе нет. Ведь на налоги она не влияет. Руководитель такой задачи не ставил. И много ещё чего нет. Зато есть касса, банк и зарплата. Руководителю этого хватает для работы. Остальную информацию он охватывает и удерживает только известным ему способом.

А бухгалтер сам себе не враг. Зачем вносить лишнюю информацию, которая никому не потребуется. Не стоит делать лишнюю работу, которая никому не нужна и за которую дополнительно не заплатят. И учет сам собой получается таким, каким он востребован. Если нужны только налоги, то учёт будет строго «налоговым». И в нём будет только та информация, которая нужна для налогов. И если учет не нужен руководителю, то в нём ничего для руководителя и не будет.

Сразу отметим – пример, который мы привели – он чуть ли не единственный в нашей практике. В основном все чего-то хотят от автоматизации. Какой-то информации, которая поможет работе и управлению.

Поэтому мы попробуем здесь и в других выпусках поделиться некоторым нашим опытом автоматизации учета в 1С:Бухгалтерии 8. А наш опыт – это наше мнение. Может быть, оно и не всем понравится, и не все с ним согласятся. Но! Даже если кто-то и не согласится – это уже польза. Чтобы не согласиться, сначала надо придумать возражения.

Моделируем предприятие с помощью бухгалтерии

Бухгалтерский учёт – это способ моделирования работы предприятия. Принципы бухгалтерского учета одинаковые, но предприятия, на которых этот учёт ведётся – разные. Бывало, спросишь бухгалтера: «Расскажите – как у вас организован бухгалтерский учёт», а он в ответ: «Да так же как у всех!» И сразу становится понятно – оказывается, все предприятия одинаковые! И различий между ними нет. Но такое мнение – это ошибка! И предприятия разные и бухгалтерский учёт на них разный.

Бухгалтерский учёт – это способ моделирования работы предприятия. Какая на фиг одинаковость учёта на разных предприятиях. Или у нас, всё что ни делаем, а всё пулемёт получается? Предприятия разные, значит и модели, с них построенные, тоже будут разными. И отсюда сразу получается простой вывод: чтобы построить правильную модель предприятия – надо разобраться – как оно работает. Чтобы наладить правильный бухгалтерский учёт на предприятии – надо разобраться в работе этого предприятия.

Вот эта простая мысль – она как-то не до всех людей доходит. Кто-то думает, что достаточно выучить две тысячи проводок и прочитать двадцать ПБУ, чтобы уметь наладить бухгалтерский учёт где угодно. Позволим себе не согласиться с этим. Знать проводки и ПБУ – это абсолютно необходимо. Но совсем недостаточно для наладки правильного учёта на конкретном предприятии.

Сначала надо «врубиться» как работает предприятие. Потом пытаться эту работу смоделировать бухгалтерскими операциями. А иначе, если при моделировании мы отбросим особенности работы предприятия как несущественные, то вряд ли у нас получиться правильная и полезная модель. Итак – чтобы начать налаживать учёт – надо разобраться в работе предприятия. Попробуем.

Разбираемся в работе предприятия

Ну, вот так сразу возьмём и разберёмся? Это вряд ли. Ведь предприятие – штука непростая. В нём много чего бывает. Предприятие состоит из отдельных подразделений. Они как-то друг с другом работают. И не только друг с другом, но и с внешними контрагентами. Поэтому пока не будем суетиться, а возьмём какое-нибудь самое маленькое подразделение. А пусть это будет, например «Столярный цех». И попробуем определиться с учетом в этом Столярном Цеху.

Парни из Столярного Цеха целыми днями ходят по предприятию и чего-нибудь чинят. То двери, то окна. А иногда и мебель. Бывает и так, что они что-то у себя в цеху мастерят для пользы предприятия. Одним словом люди делают полезное дело. Поэтому сразу хочется понять – как это полезное дело учитывается?

Учитываться оно может по всякому. Может у столяров есть нормы выработки за день. Может у столяров есть разряды. Но мы опять же возьмём пример из нашей практики. Столяры просто так куда попало не ходят. Их направляет, куда надо бригадир. И бригадир учитывает, сколько часов они провели там, где они работали. К концу месяца есть часы работы, и есть места, где эта работа делалась.

Можно, конечно изощриться. Построить учёт так, чтобы видеть – какой конкретный столяр – где и какое дело делал. Может быть, один делал шкаф, а другой ящики сколачивал. Работа разная, стоит не одинаково. Но мы изощряться не будем. У нас маленькое вспомогательное подразделение. Каждый работник получает оклад плюс какую-то сдельную доплату. В зависимости от опыта и квалификации. Но в целом суммы небольшие. Поэтому для себя и определим: выработка нашего столярного цеха будет считаться в часах отработанных его работниками. Направляться эта выработка будет на то подразделение, в котором шла работа. Будем считать, что мы разобрались с тем, что делает наш Столярный Цех. Он делает свою работу для разных подразделений, и эта работа считается у нас в часах. Теперь надо отразить передачу этих работ другим подразделениям. В 1С:Бухгалтерии 8, конечно же.

Работа для других подразделений в 1С:Бухгалтерии 8

Работа подразделения предприятия для других подразделений этого же предприятия отражается в 1С:Бухгалтерии 8 документом «Отчет производства за смену». И надо правильно заполнить этот документ.

Столярный цех – это вспомогательное подразделение. Работает для других подразделений. На сторону работ нет. Или почти нет. Поэтому выработку этого вспомогательного подразделения будем отражать по счету 23 «Вспомогательные производства».

В шапке документа «Отчет производства за смену» заполняем поле «Счет затрат» = «23», и поле «Подразделение затрат» = «Столярный цех».

На закладке «Услуги» вводим те объёмы работ, которые были оказаны другим подразделениям. Опять же возьмем пример. За месяц для подразделения «Администрация» было отработано 50 часов, для подразделения «Цех 1» было отработано 80 часов, для подразделения «Столовая» было отработано 70 часов.

Работаем по порядку. Вводим первую строку.

Поле «Номенклатура» = «Работы выполненные Столярным Цехом». Это услуга из справочника Номенклатура.

Поле «Сумма плановая» = 50. Это объем работ для Администрации.

Поле «Счет затрат» = «26». Затраты по подразделению «Администрация» мы собираем на этом счете.

Поле «Подразделение затрат» = «Администрация». Заполним это поле подразделением «Администрация».

Поле «Субконто 1» = «Ремонтные работы». Здесь указываем статью затрат и мы выберем (создадим если нет), например статью затрат «Ремонтные работы».

Поле «Спецификация» = «». Мы это поле пропустим.

Поле «Номенклатурная группа» = «Работы Столярный Цех». Это важнейшее в нашем заполнении строки поле. В справочнике «Номенклатурная группа» введем элемент «Работы Столярный Цех» - мы будем использовать его и для сбора затрат по Столярному Цеху и для учета выработки по нему же. И в текущей строке нашего документа «Отчет производства за смену» (на закладке «Услуги») мы заполняем поле «Номенклатурная группа» элементом «Работы Столярный Цех».

Вторая строка. Вводится практически так же.

Поле «Номенклатура» = «Работы выполненные Столярным Цехом».

Поле «Сумма плановая» = 80.

Поле «Счет затрат» = «20.01». Это будет счёт, на котором мы будем работать с продукцией и затратами Цеха 1.

Поле «Подразделение затрат» = «Цех 1».

Поле «Субконто 1» = «Продукция Цеха 1». В справочнике «Номенклатурная группа» введем элемент «Продукция Цеха 1» - мы будем использовать его и для сбора затрат по «Цеху 1» и для учета выработки по нему. Его и выберем в это поле.

Поле «Субконто 2» = «Ремонтные работы». Здесь указываем статью затрат и мы выберем уже определённую нами статью затрат «Ремонтные работы».

Поле «Номенклатурная группа» = «Работы Столярный Цех». Во всех строках это поле заполним так.(ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛЕДУЕТ)