Управление Торговлей 11. Разбираемся с ошибками в документе «Пересчет Товаров».

 

Рассматриваем типичные ошибки при использовании документа «Пересчет Товаров». Предлагаем способы и инструменты для исправления этих ошибок.

 

Мы ввели документ «Пересчет Товаров». Для проведения инвентаризации на складе:

Видим, что есть излишек товара в первой строке документа «Пересчет Товаров».

Вводим на основании этого «Пересчета Товаров» документ «Оприходование Излишков Товаров».

Но при создании документа «Оприходование Излишков Товаров» выдаётся интересное сообщение:

Как же так?

Мы же указали, что есть излишек, а программа его не видит? Почему?

Потому что, скорее всего, при оформлении более ранних документов «Пересчет Товаров» или других документов допускались ошибки.

Надо найти эти ошибки и справить их.

В этом нам поможет простой отчёт РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf.

Скачать его можно по ссылке https://cloud.mail.ru/public/2jc2/qDBRG3L3d

Это очень простой отчёт. Он показывает движения и остатки по товарам в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению».

Через меню Файлы – Открыть, запустим этот отчёт и нажмём в нём кнопку «Сформировать».

В полученном отчёте найдём позицию «2Н-1-МБС-С-2»:

Что мы видим:

10.04.2016 был сделан документ «Пересчет товаров». Этот документ показал недостачу в 56 штук. Это было отражено расходом по регистру «Излишки Недостачи к Оформлению». После отработки документа «Пересчет товаров» за 10.04.2016 у нас в регистре минусовый остаток – 56 штук.

 

10.04.2016 документом «Списание недостач товаров» на 56 штук мы оформили нашу недостачу. Это отразилось приходом 56 штук по регистру «Излишки Недостачи к Оформлению». И остаток в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению» стал равен 0.

 

05.07.2016 в 08:30 составлен документ «Оприходование излишков товаров». Документ сделан с галочкой «По результатам инвентаризации». Поэтому он отражается в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению». Оприходование излишков отражается в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению» как Расход, то есть остаток после документа «Оприходование излишков товаров» становится равным -19.800.

 

05.07.2016 в 16:57 оформлен документ «Пересчет товаров». Обычно делается наоборот. Сначала оформляется документ «Пересчет товаров», потом на основании него документ «Оприходование излишков товаров». Возможно, что пользователь так и сделал, просто в итоге записал документ «Оприходование излишков товаров» более ранним временем, чем документ «Пересчет товаров». В итоге мы видим, что остаток товара «2Н-1-МБС-С-2» по регистру «Излишки Недостачи к Оформлению» равен 0.

Именно поэтому остаток товара «2Н-1-МБС-С-2» больше не отражается в документе «Оприходование излишков товаров» создаваемом на основании документа «Пересчет Товаров».

 

Поэтому анализируем следующие строки, где инвентаризация выявила излишек. Для этого так же используем наш отчёт РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf.

Проверяя один за другим строки с излишками, мы видим что у нас всё так же нормально с товаром: «40У-48-3  до 10м».

Но когда мы доходим до товара «40У-54-3 до 10 м» то видим такую картинку в нашем отчёте:

08.04.2016 был «Пересчет Товаров». Отражена недостача – 38.600.

08.04.2016 недостача оформлена документом «Списание недостач товаров» по результатам инвентаризации. Остаток по нашему регистру «Излишки Недостачи к Оформлению» равен 0.

10.04.2016 был «Пересчет Товаров». Отражена недостача – 274.100. Остаток по регистру «Излишки Недостачи к Оформлению» равен – 274.100.

05.07.2016 опять был «Пересчет Товаров» на этот раз оформлен излишек 35.900. Минус 254.100 плюс 35.900 равняется (минус) 238.200. По регистру «Излишки Недостачи к Оформлению» у нас остаток – 274.100.

То есть мы должны оформлять «Списание недостач товаров», а мы ждём что будет оприходование излишков.

ЭТО ОШИБКА. Мы сделали 10.04.2016 документ «Пересчет Товаров». Отразили недостачу товаров – 274.100. НО! Мы не сделали по результатам этой инвентаризации документа «Списание недостач товаров». И что теперь делать?

Оформлять документ «Списание недостач товаров» задним числом за 10.04.2016??? Нет!

После 10.04.2016 до июля 2016 мы уже, скорее всего, продавали товар «40У-54-3 до 10 м». И если сделать документ «Списание недостач товаров» задним числом за 10.04.2016, то у нас могут «полететь» остатки за период апрель-июль 2016, могут «полезть» минусовые остатки. Поэтому лучше не оформлять задним числом ни документы «Списание недостач товаров», ни документ «Оприходование излишков товаров».

Лучше всего:

1)     Зайти в документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00,

2)     Сменить у документа статус на «Внесение результатов».

3)     Найти позицию с товаром «40У-54-3 до 10 м». В графу «По факту» поставить такое же число (274,100), как и в графе «По учету». Чтобы графа «Отклонение» была 0. НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ просто удалять строку – будут трудности и ошибки.

4)     Сменить у документа статус на «Выполнено».

5)     ПРОВЕСТИ заново документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00.

Если сделать так как мы предлагаем, то картина по товару «40У-54-3 до 10 м» в нашем отчёте РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf будет такой:

То есть, оформлен излишек и теперь надо оформить документ «Оприходование излишков и недостач товаров».

Если мы теперь введём документ «Оприходование излишков и недостач товаров» на основании документа «Пересчет товаров 00-00000009 от 05.07.2016 16:57:25», то в нём появится наш излишек по позиции «40У-54-3 до 10 м» в размере 35.900.

 

Предложенным способом можно отработать и иные проблемные товары.

 

Для ОКОНЧАТЕЛЬНОГО устранения всех проблем с Пересчетом Товаров рекомендуем просмотреть весь наш отчёт РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf.

Особое внимание уделить тем позиция товаров, по которым конечный остаток не равен 0.

Например:

По этим позициям была оформлена недостача, но не было сделано документа «Списание недостач товаров».

Рекомендуем использовать предложенный ранее порядок исправления:

1)     Зайти в документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00,

2)     Сменить у документа статус на «Внесение результатов».

3)     Найти позицию с ПРОБЛЕМНЫМ товаром. В графу «По факту» поставить такое же число (274,100), как и в графе «По учету». Чтобы графа «Отклонение» была 0. НЕ РЕКОМЕНДУЕТСЯ просто удалять строку – будут трудности и ошибки.

4)     Сменить у документа статус на «Выполнено».

5)     ПРОВЕСТИ заново документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00.

 

Могут встретиться и более сложные случаи:

10.04.2016 была оформлен излишек на 10.000.

10.04.2016 был оформлен (По результатам инвентаризации) документ «Списание недостач товаров К-00-000001 от 10.04.2016 10:00:00». В итоге надо оформить «Оприходование излишков товаров» на 148.200.

Чтобы исправить ситуацию надо посчитать:

1.     Списывали мы товар на 138.200.

2.     Значит документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00 должен оформить недостачу на 138.200.

3.     Заходим в документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00,

4.     Меняем у документа статус на «Внесение результатов».

5.     Находим позицию с товаром «10х17,5-14,7  ГОСТ». В графе «По учету» стоит (4 612,000). А нам нужно, чтобы в графе «Отклонение» было (-138,200). То есть «По учету» плюс «Отклонение» должно быть «По факту». (4 612,000) плюс (-138,200) равно (4 473,800). В графу «По факту» ставим (4 473,800). Чтобы графа «Отклонение» была (-138,200).

6.     Меняем у документа статус на «Выполнено».

7.     ПРОВОДИМ заново документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00.

Формируем заново наш отчёт РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf.

Получаем новую картину:

Итог по товару «10х17,5-14,7  ГОСТ» в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению» равен 0. Мы всё сделали правильно.

 

При всех исправлениях по документам «Перечет Товаров» НАДО ЧЁТКО ПОМНИТЬ:

МЕНЯЕМ ТОЛЬКО ДОКУМЕНТ ПЕРЕСЧЕТ ТОВАРОВ.

Документы «Списание недостач товаров», «Оприходование излишков товаров», если они уже есть, МЫ НИ В КОЕМ СЛУЧАЕ НЕ ТРОГАЕМ!

Ещё простой пример:

Нам нужно, чтобы в документе Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00, была оформлена РОВНО такая недостача, которую уже списал документ «Списание недостач товаров К-00-000001 от 10.04.2016 10:00:00». (944,000).

То есть графа «Отклонение» в документе Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00 должна быть равна (-944,000).

1.     Заходим в документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00,

2.     Меняем у документа статус на «Внесение результатов».

3.     Находим позицию с товаром «111-9-20 Гост 9356-75». В графе «По учету» стоит (6 777,000). А нам нужно, чтобы в графе «Отклонение» было (-944,000). То есть «По учету» плюс «Отклонение» должно быть «По факту». В числах: (6 777,000) плюс (-944,000) равно (5 833,000). В графу «По факту» ставим (5 833,000). Чтобы графа «Отклонение» была (-944,000).

4.     Меняем у документа статус на «Выполнено».

5.     ПРОВОДИМ заново документ Пересчет товаров 00-00000005 от 10.04.2016 0:00:00.

Формируем заново наш отчёт РегистрОстаткиТоваровИзлишкиНедостачиКОформлению.erf.

Получаем новую картину:

Итог по товару «111-9-20 Гост 9356-75» в регистре «Излишки Недостачи к Оформлению» равен 0. Мы всё сделали правильно.

 

Таким простым способом мы убираем ошибки, сделанные при оформлении документов «Пересчет Товаров».